22 février 2022
À l’ère de la digitalisation, organiser un événement hybride est devenu un moyen de communication à fort potentiel pour toutes les entreprises souhaitant réunir ses collaborateurs.
Ce type d’événement créatif associe en effet la praticité des rencontres virtuelles avec l’authenticité du présentiel.
Zoom sur cette tendance événementielle pour l’organisation d’événements privés ou professionnels en mode hybride.
Que vous souhaitiez renforcer la cohésion de vos équipes, améliorer votre image de marque ou encore lancer un nouveau produit, c’est une façon atypique d’organiser vos événements professionnels en alliant le présentiel et le digital.
Les séminaires d’entreprise hybrides sont le moyen idéal de réunir tous vos collaborateurs au sein de l’entreprise afin de créer une interaction avec les collègues de travail à distance.
Ce format consiste à organiser un séminaire présentiel en simultanée avec un webinaire sur une plateforme dédiée à cet effet.
En choisissant de faire un séminaire d’entreprise hybride, vous apportez un caractère humain à votre événement professionnel tout en bénéficiant de la portée de la communication digitale.
Pour marquer les esprits des personnes présentes, un tel évènement d’entreprise implique évidemment une organisation parfaitement jalonnée, étant donné l’importance de l’impact positif ou négatif qu’il peut avoir votre image interne.
Pour une dimension plus immersive et surprenante, le team-building hybride constitue un excellent moyen de motiver vos collaborateurs en vue de renforcer la performance et la cohésion d’équipe.
Ce type de projet événementiel associe le volet digital et physique, avec une activité sur mesure : murder party, atelier culinaire, mixologie... Cela offre la possibilité de créer de la synergie entre les participants au bureau et à distance.
Il est très intéressant également d’organiser cet événement pour réunir des collaborateurs sur des zones géographiques éloignées ou encore en télétravail.
Vous pouvez aussi choisir d’organiser des événements hybrides à l’occasion d’un lancement de produits.
Ce type d’évènements d’entreprise est particulièrement indiqué si vous souhaitez déployer vos ventes. Vous avez en effet la possibilité de toucher le public visé sans limitation géographique, grâce à la diffusion de votre événement en live.
L’expérience humaine du présentiel permettra de véhiculer une image de proximité avec votre assistance.
La création d’évènements hybrides pour le lancement de produits vous permet en outre de bénéficier d’un retour immédiat de vos convives physiques sur votre produit.
Plusieurs paramètres doivent être pris en considération pour organiser un événement hybride réussi.
Apportez notamment une attention particulière au lieu où vous tiendrez votre évènement professionnel, à la plateforme digitale et à la gestion de votre timing.
Il est important de bien choisir le lieu lorsqu’il s’agit de planifier des événements de communication hybrides.
En effet, cet espace doit à la fois capter votre public virtuel et véhiculer une atmosphère accueillante et inspirante en présentiel. De plus, il devra être fonctionnel et modulable pour la diffusion à distance.
Un bel espace événementiel, un rooftop chaleureux ou une villa d’architecte seront plus adaptés que vos bureaux d’entreprise pour motiver vos collaborateurs. Pour trouver ce type de lieux, vous pouvez faire appel à une agence événementielle.
Cette dernière sera en mesure de vous conseiller le lieu d’événements le mieux adapté à vos besoins. A cet effet, The Private Meeting dispose de lieux réceptifs et vous aide à trouver l’endroit qui correspondra le mieux à la thématique de vos diverses manifestations évènementielles.
Que ce soit pour l’organisation de séminaire, de soirées événementielles ou pour tous autres événements originaux, il est conseillé d’impliquer vos collaborateurs afin de donner vie à l’événement.
Cette implication concerne aussi bien le virtuel que le présentiel, à travers des interactions et des animations ludiques.
En les impliquant dans la création ou la co-création de votre événement hybride, vous leur donnerez envie d’y participer, voire même d’animer ou de devenir intervenants.
Et compte tenu de la complexité des tâches organisationnelles, certains seront enclins à gérer la logistique technique.
Par ailleurs, les participants à distance devront aussi être consultés sur la conception pour être acteur le jour de l’événement.
Il est indispensable de disposer d’une connexion internet à très haut débit pour tenir convenablement différents types d’événements hybrides.
La plateforme de diffusion du webinaire doit également être choisie selon le public que l’on souhaite toucher.
Le format Live est très adapté pour les réseaux sociaux afin de toucher un large public.
Toutefois, des outils digitaux tels que Zoom, WebinaireJam, ClickMeeting et System.io conviennent davantage aux projets événementiels comme un événement hybride.
Ces plateformes disposent à ce titre d’offres adaptées aux besoins des entreprises, notamment si vous avez recours à ces types d’événement de manière occasionnelle.
Pour capter l’attention et rythmer votre journée, un bon déroulé constitue un critère essentiel dans toute gestion événementielle, qu’elle soit virtuelle, présentielle ou hybride.
Il est par conséquent important de bien gérer l’événement pour éviter de focaliser autour d’une seule audience, sous peine de discriminer l’autre et de perdre tout l’intérêt de l’hybride.
Établissez notamment un fil conducteur pour les différentes étapes de votre événement hybride afin de bien maintenir le rythme. Car avec le digital, vous devez tenir compte des temps de pause ou de repas en présentiel.
Dans le cadre de l’événement, prévoyez par exemple une activité ou une session de questions/réponses privilégiée pour le public en distanciel pendant ce temps.
Pour l’organisation d’événements de ce type, The Private Meeting gère votre événementiel avec un chef de projet dédié.
Consultez-nous pour concevoir votre prochain événement présentiel ou hybride.
